Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen

geschrieben von iotpe 
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Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
03. April 2018 21:18
Hallo zusammen,

ich nutze Fakturama seit 3-4 Jahren, aber nur recht wenig für mein Kleingewerbe. Es sind nur 20-40 Rechnungen die ich im Jahr damit erzeuge.
Jetzt habe ich mir die neue Version 2 installiert und wollte damit auch eine Problemstellung angehen: Anzahlungen

Ich habe es öfters, dass meine Kunden mir schon einen gewissen Betrag vorab bzw. vor Ort in bar geben, der Rest dann aber später bezahlt wird; eine Anzahlung eben. Bisher habe ich das mit manuellen Texten auf der Rechnung ausgewiesen (Bereits bezahlt X, noch zu bezahlen Y).
Aber das müsste ja eigentlich auch mit der dafür vorgesehen Funktion von Fakturama gehen. Leider tue ich mich mit der Einrichtung schwer.

In meiner OpenOffice Vorlage für Rechnungen nutze ich den Platzhalter <PAYMENT.TEXT>.
In einer Beispielrechnung wurden 700 Euro von 897,50 bar angezahlt. Das soll auf der Rechnung vermerkt sein mit dem Hinweis was noch zu bezahlen (bar oder unbar ist erstmal egal) ist.
Also setze ich im Dokument den Haken bezahlt, wähle Zahlungsart Bar, setze das Datum und trage die 700,00 Euro Betrag der Anzahlung ein. Daraufhin erscheint ja das Warndreieck, dass die Rechnung noch nicht vollständig beglichen ist.

In der Zahlungsart "Bar" habe ich im Feld "Text 'angezahlt'" nun folgendes eingegeben:
Die Anzahlung in Höhe von <PAID.VALUE> haben wir am <PAID.DATE> dankend erhalten.

Das führt dazu, dass schonmal korrekt auf der Rechnung steht:
Die Anzahlung in Höhe von 700,00 € haben wir am 03.04.2018 dankend erhalten.

Was ich bisher aber nicht hinbekommen habe - mangels Variablen (Platzhaltern) - ist direkt im nächsten Satz ausgeben zu lassen, was denn jetzt noch bezahlt werden muss.

Dazu hatte ich auch schon in den Einstellungen unter Dokumente mit dem Feld "Text in der Abschlagszahlungszeile" experimentiert und mit diversen Platzhaltern direkt in der Rechnungsvorlage. Aber irgendwas funktioniert dann immer nicht, da ich eigentlich keine extra Vorlage für angezahlte Vorgänge haben möchte sondern nur eine für alles.

Kann mir hier jemand einen Tipp geben?

Danke vorab spinning smiley sticking its tongue out
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
05. April 2018 11:41
Hallo,
https://fakturama.atlassian.net/wiki/spaces/COM/pages/16449539/Verf+gbare+Platzhalter

ganz unten auf der Seite unter "Teilzahlung"

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Viele Grüße
Steffen
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
15. August 2018 22:40
Hallo an alle,

...vorerst mal ein großes Lob von meiner Seite an die Entwickler der Fakturama-Software!
Wir (2 Mann Betrieb) nutzen die Software hauptsächlich für die Erstellung der Angebots u. Abrechnungsdokumente und sind damit großteils damit sehr zufrieden.
Ich habe ebenso kürzlich die Version 2 installiert und habe auch so meine Probleme mit dem Thema "Anzahlungsrechnung" bzw. "Anzahlungs - Endrechnung".

Folgende praktische Überlegungen (zumidest ist der Ablauf bei uns so):

Nach Erstellung eines Angebotes für einen Kunden wird meistens bei der folgenden Beauftragung eine Anzahlung (meist mündlich) in der Höhe XY vereinbart.
Darauf folgend wird eine "Anzahlungsrechnung" (direkt aus dem Angebot) erstellt, in der die Anzahlung ja nur dann angegeben werden kann wenn man die Rechnung als "Bezahlt" kennzeichnet. Nach Eingabe der Höhe der Zahlung wird das Icon "Achtung" Anzahlung angezeigt. Nun kann ich bei der Vorlage (in unserem Fall eine eigene Rechnungsvorlage "Anzahlungsrechnung" ) den Platzhalter <DOCUMENT.DEPOSIT.DEPOSIT> verwenden.

Soweit alles gut. Aber der Haken: Leider besteht jetzt nicht die Möglichkeit die Verwendung der Zahlungsbedingungen weil ja der Haken auf "Bezahlt" sitzt. Zahlungsbedingen können ebenso bei einer Anzahlungsrechnung unterschiedlich sein. Wenn man den Haken wegnimmt kann der "Anzahlungsbetrag" wieder nicht angegeben werden.

Wenn der Zeitpunkt nun für die "Endrechnung" gekommen ist, wird aus der "Anzahlungsrechnung" eine Rechnungskorrektur erstellt --> "Endrechnung" mit dem Restbetrag. In dieser erhält man eine neue Rechnungs Nummer und auch die Nummer der Anzahlungsrechnung (Rechnungsnummer die zum Vorgang gehört) kann angeführt werden. Die Höhe der Anzahlung wird auch aus der Anzahlungsrechnung übernommen (wenn der Haken "Bezahlt" gesetzt ist) und der Restbetrag kann ebenso angeführt werden.
Wieder der Haken: Sowie bei der Anzahlungsrechnung kann auch bei der Endrechnung die Zahlungsbedinung nicht verwendet werden.

Somit ist diese Vorgehensweise leider nicht verwendbar. Außer: es würde die Möglichkeit bestehen die Anzahlung od. Teilzahlung als eigenens Auswahlfeld auswählen und die Höhe der Anzahlung festlegen zu können. Unabhängig ob die Rechnung bezahlt ist od. nicht (zum Zeitpunkt der Ausstellung ist es der Fall, dass die Rechnung, egal welche,ja noch nicht bezahlt ist).
Dann würde dies einwandfrei funktionieren und wäre eine tolle Sache.

Zurzeit habe ich einen Workaround erstellt:
Ich habe das 3. Bezeichnungsfeld freigeschaltet und trage dort die Höhe der Anzahlung ein. Bei der Erstellung der Anzahlungsrechnung mit der entsprechenden Vorlage lese ich dieses Feld aus <DOCUMENT.MESSAGE3> und führe die Höhe der Anzahlung auf der Rechnung an.
Ebenso erstelle ich wie oben angeführt aus der "Anzahlungsrechnung" eine Rechnungskorr.
Leider hier der Haken: beim "Generieren" der Rechnungskorr. aus der bestehenden Rechnung wird der Inhalt des Bezeichnungsfeldes nicht übernommen. D.h. ich muss mich um den Eintrag der Höhe der Anzahlung selber kümmern und diese wieder im Bezeichnungsfeld eintragen.
Auch die Höhe des Restbetrages muss in der Vorlage in der Tabelle über eine Formel berechnet werden.
Aber: die Zahlungsbedingen können verwendet werden.

Vielleicht habe ich etwas übersehen und es gibt eine andere Möglichkeit dies anzustellen?
Hat hier im Forum eine Idee? Werden sicher mehrere Forumteilnehmer mit gleichen Problem zu kämpfen haben.?
Oder als Stein des Anstoßes an die/den Entwickler vielleicht etwas einzubauen?
Wäre auf jeden Fall dankbar.

Mit bitte um rege Anworten und freundlichen Grüßen
Hermann
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
18. August 2018 09:47
Hallo zusammen,

@iotpe: Der Platzhalter für den Restbetrag ist "DOCUMENT.DEPOSIT.FINALPAYMENT". Allerdings scheint es da noch ein Problem zu geben, was ich mir noch ansehen muß. Der Betrag, der dort ausgegeben wird, sieht nicht korrekt aus.

@hermannf1976: Daß die Zahlungsarten unterschiedlich sein können war mir nicht bewußt. Das ist aktuell nicht im Programm vorgesehen und ich müßte mir erst mal Gedanken machen, wie man das umsetzen könnte. Ich habe dazu mal einen Feature-Wunsch erstellt.
Das Bemerkungsfeld sollte mit in das neue Dokument übernommen werden. Dazu gibt es bei den Einstellungen den Punkt "Kommentar beim Duplizieren von Dokumenten übernehmen".

Nachtrag: Der Platzhalter stimmt, ich hab's gerade nochmal ausprobiert. Damit bekommst Du den offenen Betrag.

Viele Grüße,
Ralf.



1-mal bearbeitet. Zuletzt am 18.08.18 22:48.
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
22. August 2018 18:07
Um's mal klarzustellen, gibt's zwei Möglichkeiten:

(1) Abschlags- bzw. Teilrechnungen
(2) Gesamtrechnungen

(1) Wenn Kunden Abschlags- oder Teilzahlzungen geleistet haben, kann genau dafür eine entsprechende Rechnung gelegt und für die Restzahlung eine weitere Rechnung gelegt werden. Es gehen beide Rechnungen zur Buchhaltung, wobei die erste dann bereits als ausgeglichen gebucht wird.

(2) Wenn Du aber nur eine Rechnung legen willst, kannst Du darauf als Text die geleistete An- bzw. Teilzahlung vermerken. Es geht aber die komplette Rechnung in die Buchhaltung und dort wird die An- bzw. Teilzahlung gegen den gesamten Offenen Posten (OP) als Zahlungseingang (ZE) verbucht. Dazu muss dann ein entsprechender Kontoauszug oder ein anderer ZE-Beleg vorhanden sein - ein Vermerk alleine auf der Rechnung reicht nicht.

So - das eigentliche "Problem" ist, dass FAKTURAMA ein reines Fakturierungsprogramm ist, ohne eine Preiskalkulation, ohne eine Warenbestandsführung und insbesondere ohne eine komplette Finanzbuchhaltung - auf letzteres liegt die Betonung. Mit anderen Worten ist die OP-Verwaltung eigentlich nicht Sache von FAKTURAMA, sondern eines dafür geeigneten Finanzbuchhaltungsprogramms bzw. Deines Steuerberaters. Selbst das weithin bekannte LEXWARE bietet die FIBU gesondert an, wenngleich Rechnungen aus der Fakturierung zur automatischen Verbuchung in die Finanzbuchhaltung übergeben werden können ...

Ich war in die gesamte Problematik mit einem eigenen Systemhaus (BC>SOFT) über 15 Jahre lang selber involviert, es gab da BC>FAKTURA und gesondert BC>FIBU, bei Bedarf miteinander integrierbar. Immer wieder gibt's mal Anwender oder EDV-Kunden, die bei einer Faktura eine "Wollmilchsau" erwarteten, aber es sind sachlich völlig verschiedene Dinge und man sollte es als Entgegenkommen der Faktura-Entwickler betrachten, wenn eine einfache (hierauf liegt die Betonung) OP-Kontrolle mit eingebaut ist. Ansonsten sollte man sich wirkliche um eine zusätzliche Fibu bemühen ...
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
24. August 2018 12:13
Eine Fibu ist doch eigentlich nur für solche Unternehmen relevant, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen. Die Zielgruppe von Fakturama sind in erster Linie aber eher Kleinunternehmen, deren Überwiegende Mehrheit ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln können (EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG).
Da bei einer EÜR nur tatsächlich geleistete Zahlungen erfasst werden, ist eine Buchung der in Fakturama erstellten Belege nicht erforderlich und somit bedarf es auch keines Buchhaltungsmodul. Die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erfolgt vorzugsweise direkt mit der Steuersoftware (z.B. WISO Steuersparbuch), über welche dann auch die Meldungen an die Finanzbehörden übermittelt werden können. Alternativ gibt es natürlich auch hierfür OpenSource- Programme (z.B. Jes bzw. Java-EÜR oder SynTAX) oder man überlässt diese Arbeit einem Steuerbüro. Wer hingegen zur Doppelten Buchführung verpflichtet ist, z.B. weil die gesetzlichen Umsatz- oder Gewinngrenzen der EÜR überschritten werden, kann sich A: mit Sicherheit ein Kommerzielles Gesamtpaket leisten oder muss eben B: Die Belegdaten zur Datenübernahme in eine externe Fibu exportieren.

Eine Verwaltung der Zahlungseingänge und Offenen Posten ist hingegen in Fakturama zwingend erforderlich. Im übrigen ist dies für eine Faktura nicht ungewöhnlich, auch in Lexware Financial Office kann man auswählen ob die Verwaltung der OP´s in der Faktura oder im Buchhalter erfolgen soll. Wer dieses Feature nicht benötigt, da er dies Beispielsweise über die Buchhaltung erledigt, muss es ja nicht nutzen.

Die beiden Themen Preiskalkulation und Warenbestandsführung bleiben neben anderen hingegen noch ein dringender Feature- Wunsch.
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
24. August 2018 15:37
Jo, da liegen viele Fakten auf dem Tisch und wie immer gibt es kein klares Recht oder Unrecht, sondern lediglich eine individuelle Positionierung. Und die ist fast immer subjektiv, so lange der gesetzliche oder rechtliche Rahmen eingehalten wird.
Auch nach den neuen GoBD darf eine Rechnung weiterhin mit Word, LO Writer oä. erstellt werden. Da das der Purismus pur ist, springt Fakturama hier in die Presche und kommt mit ein paar Features mehr daher. Das nennt sich dann auch schon Faktura-Software, wobei nirgendwo der erforderliche Funktionsumfang einer solchen Software dargelegt ist. Es gibt da nur eine "gewohnheitsgemäße Erwartung". Einige Produkte haben eine Verwaltung der Zahlungseingänge und der Offenen Posten, Fakturama hat sie (als Rechnungsstatus bezahlt/unbezahlt) nur ansatzweise. An der Stelle hat Dr. Listemann schon recht. Wenn es Fakturama nicht kann, muss/sollte man sich dafür ein anderes Programm besorgen. Das kann ein professionelles Buchführungsprogramm (zb. Datev) genauso sein, wie eine einfache EÜR-Lösung (zb jesEÜR).

Jetzt mal ein kleiner Schwenk zum erforderlichen Workaround.
Ich habe schon von vielen gehört (nur gehört, da auch wir die doppelter Buchführung machen), dass von den (einigen) Finanzämtern die EÜR als bloße Exceltabelle nicht akzeptiert wird. Genauso wünschenswert und hilfreich ist dann sicher auch, wenn nicht nur eine Zahlung da steht, sondern auch ein Beleg dazu existiert.
Bei der FIBU gilt adäquat: Keine Buchung ohne Beleg.
Also: Ob EÜR oder FIBU, Rechnung (OP) und Zahlung sollten irgendwo zusammengeführt und möglichst (FIBU: zwingend) zusammen aufbewahrt werden.

Das kann F nicht und muss es auch nicht können. Deshalb folgende Lösungsvorschläge (basieren auf meinem Wissen, nicht absolut!):

FIBU: Rechnungen (OP) aus F exportieren und über csv in Buchhaltungssoftware einlesen. Abruf oder Import der Zahlungen des Geschäftskontos in die Buchhaltungssoftware. OP-Abgleich und Buchung!

EÜR: Ja, LastBoyScout, die Zahlungen werden erfasst. Wünschenswert aber sicher mit Ursprungsangabe, also Beleg.
jesEÜR löst das wie folgt, wobei die Rechnungsdaten und das Rechnungs-PDF von F rüberkommen:

Zitat
jesEÜR
Noch nicht bezahlt

Wenn Sie selbst eine Rechnung erstellt und an einen Kunden verschickt haben, werden Sie diese normalerweise erst dann buchen, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat (zumindest dann, wenn Sie mit dem Finanzamt die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, die sogenannte Ist-Besteuerung, vereinbart haben). In Jes können Sie die Rechnung auch sofort buchen und als "Noch nicht bezahlt" kennzeichnen. Der Beleg wird dann in der Belegliste rot gekennzeichnet und bei Auswertungen nicht berücksichtigt.

Sobald die Zahlung für diesen Beleg eingegangen ist, können Sie den Beleg über das Popup-Menü in der Belegtabelle als "bezahlt" markieren. Jes fragt dann nach dem Zahlungsdatum und ordnet den Beleg entsprechend ein. Ab diesem Zeitpunkt wird die Buchung bei Auswertungen ganz normal berücksichtigt.

Andere Software (WISO?) löst das vllt. anders oder kommt mit einem OP-Abgleichsmodul daher.

Bitteres Fazit: F hat weder Verwaltung der Zahlungseingänge noch der Offenen Posten, muss es nicht haben und wird es auch noch eine ganze Weile aus kapazitiven Gründen nicht haben.
Licht am Horizont: Das F-Team kennt das Problem und arbeitet dran. Weiter vor wagen möchte ich mich dabei nicht.
@Ralf: Gibt es Ergänzungen?

Preiskalkulation und Warenbestandsführung: Auch dazu gab es schon Überlegungen, aber dann bewegen wir uns voll in Richtung Warenwirtschaft und weg von der og. einfachen Lösung. Wenn man dann noch die drei (ich zähle mal Linux als nur eins) OS bedenkt, stehen wir das sicher auf Freizeitbasis auch mittelfristig nicht durch. Zumal Preiskalkulation und Warenbestandsführung auch nicht das Ende der Fahnenstange für eine Warenwirtschaft sind.

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Viele Grüße
Steffen
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
24. August 2018 15:52
Es ginge dann weiter mit Bestellvorschlagslisten und Bestellungen bei Kreditoren winking smiley

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Fakturama 2.0.3
Ubuntu@WAN 16.04.6 | Win10@LAN 18.09 | MySQL 5.7.26@UbuntuServer 18.04.2 | QRK
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Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
24. August 2018 18:08
Zum Workaround von Miracolitag:
Die vermeintliche Exceltabelle gibt es auch bei der EÜR schon lange nicht mehr, auch hier haben sich die Bürokraten ein eigenes Formular einfallen lassen, welches per Elster an die Finanzämter übermittelt werden muss. Wir nutzen daher WISO-Sparbuch für die Buchhaltung, da man alle Steuerformulare direkt erzeugen und versenden kann. Evtl. ist dies aber auch mit jesEÜR möglich!?
Natürlich gilt dabei immer, auch bei der EÜR, "keine Buchung ohne Beleg". Bei einem Zahlungseingang hat man ja entweder einen Kontoauszug der Bank, eine Kassenbeleg oder zumindest eine Zahlungsvermerk auf der Rechnung. Als Buchungstext gibt man sinnvollerweise die jeweilige Belegnummer an und Bucht...
  1. Bilanzierer:
    1. Bei Rechnungslegung muss eine Buchung erfolgen und zwar vom "Debitorenkonto" an a) "Umsatz" und b) "USt später fällig" (bei Ist-Besteuerung) bzw. "USt fällig" (bei Soll-Besteuerung).
    2. Bei Zahlungseingang erfolgt dann eine Ausgleichsbuchung von Bank oder Kasse an "Debitor" und bei Ist-Besteuerung zusätzlich noch von "USt später fällig" an "USt fällig".
  2. EÜR:
    Hier gibt es keine Debitorenkonten und eine Buchung muss erst bei Zahlungseingang erfolgen und zwar direkt von Bank oder Kasse an a) "Umsatz" und b) "USt fällig".
Das Ergo:
  1. Die Übernahme der Belegdaten ist nur bei Doppelter- Buchführung erforderlich und dies auch nur wenn man sich die manuelle Eingabe ersparen möchte.
  2. Eine OP-Verwaltung ist eine OP-Verwaltung und keine Buchhaltung! Sie hat einzig den Zweck den Überblick über bezahlte und unbezahlte Rechnungen zu behalten (Zahlungsziele, Zahlungseingänge nebst Betrag). Und auf dieser Grundlage Mahnungen, bestenfalls automatisiert, erstellen zu können (Verwaltung der Mahnstufen, Berechnung der Mahngebühren und Verzugszinsen).

Nun aber nochmal zurück zum ursprünglichen Thema: Anzahlungen
Wenn eine Anzahlung für eine bestimmte und in der Zukunft auszuführende Leistung erfolgen soll, besteht die Verpflichtung zur Ausstellung einer Anzahlungsrechnung! Grundsätzlich gelten dabei die gleichen Regeln wie bei jeder anderen Rechnung auch. Mithin fehlt in Fakturama bis dato also leider noch die Möglichkeit zur Erstellung einer Abschlagsrechnung.

Hier auch mal ein Flussdiagramm aller erforderlichen Belegarten:
Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
24. August 2018 22:52
ich drucke eine Proformarechnung für den Abschlag/Vorkasse. Ist die Rechnung vollständig bezahlt drucke ich die ordentliche Rechnung.

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Fakturama 2.0.3
Ubuntu@WAN 16.04.6 | Win10@LAN 18.09 | MySQL 5.7.26@UbuntuServer 18.04.2 | QRK
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Re: Problem: Anzahlungen (und Restbetrag) auf der Rechnung ausweisen
25. August 2018 16:07
(1) Begrifflichkeit "Finanzbuchhaltung (FiBu)": Das Wort sagt doch schon ganz deutlich aus, dass die (Bewegungen der) Finanzen (lückenlos) schriftlich nachzuweisen sind - früher trug man diese in große Bücher ein, daher auch "Buchhaltung". Um Manipulationen zu unterbinden, über die das Finanzamt (oder auch Banken) mit ganz anderen Zahlenwerten versorgt wird als tatsächlich anfielen, wurde die Art und Weise der Buchhaltung restriktiv vorgeschrieben. Sowohl eine Bilanzbuchhaltung als auch eine Einnahmenüberschussrechnung sind sachlich also Finanzbuchhaltungen im o.a. Sinne ...

(2) Anzahlungen über eine Proforma-Rechnung zu leisten, halte ich persönlich für etwas unsicher, denn eine solche Rechnung ist nicht gerade rechtsverbindlich. Besser ist es dann schon, eine richtige Rechnung über den Anzahlungsbetrag zu schreiben und in der Schlussrechnung zwar nochmals alle Positionen aufzulisten, dann aber den erhaltenen Anzahlungsbetrag als eine eintsprechend ausgewiesene Position wieder abzuziehen, womit der Schlussbetrag dann auch der zu leistenden Restzahlung entspricht.

Damit wäre dann auch gewährleistet, dass noch offene Beträge der FAKTURAMA-Kontrolle unterliegen. Sollte jedoch nur eine Teil- oder Ratenzahlung auf eine Komplettrechnung erfolgen, so kommt man derzeit über ein anderes Programm mit OP-Kontrolle nicht hinweg - vorzugsweise also eine einfache FiBu, wie z.B. von LEXWARE ...
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