Metadaten für Dokumentenmanagement

geschrieben von boxer 
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Metadaten für Dokumentenmanagement
12. Dezember 2016 20:28
Wie Ihr vielleicht schon mitbekommen habt, bin ich dabei, fakturama2 mit Dokumentenmanagementsystemen zu koppeln, die eine standardisierte Schnittstelle unterstützen (CMIS). CMIS wikipedia.de

Nun meine Frage an die User: welche Metadaten zu den Dokumenten werden gewünscht? Große DMSe geben keinerlei Struktur vor, man darf alles selbst festlegen.

Mein Vorschlag: Kunden/Lieferantenname, Kunden/Lieferantennummer, Dokumentdatum, Dokumentnummer, Dokumenttyp, Transaktionsnummer.

Die Felder für diese Metadaten müssten im DMS angelegt werden und fakturama füllt sie automatisch bei jedem Ablagevorgang. Dokmanagementsysteme, die CMIS können, verfügen über Volltextsuche. Man findet damit auch Dokumenteninhalte, die nicht explizit als Metadata-Feld gespeichert werden. Es geht also nichts verloren.

Eine Ordnerstruktur ist ebenfalls nötig. Verkaufsrechnungen von fakturama sollen z. B. im Ordner Verkauf/Rechnungen des DMS landen. Es muss nicht dieselbe Struktur sein, die fakturama im Arbeitsverzeichnis vorgibt. Und man wird diese Struktur auch anpassen können, muss aber die Ordner im DMS dann selbst anlegen. Welche Ordnerstruktur wird von Euch gewünscht?

LG, Alessandro
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
13. Dezember 2016 10:10
Hallo Alessandro,
wir nutzen ecoDMS, das leider CMIS nicht unterstützt. Trotzdem gern meine Meinung/Erfahrung zu dem allgemeinen Thema DMS.
Als Metadaten übernehmen wir:
- Kunden/Lieferanten-Name+Adresse komplett (manchmal erinnert man sich auch an Teile der Adresse)
- Dokumentart
- Dokumentdatum
- Dokumentnummer

Transaktionsnummer ist eine gute Idee, aus den hier schon diskutierten Gründen!

Die Grundidee eines DMS/CMS ist eigentlich, alles in einen Topf (Ordner) zu schmeißen und so gut zu verschlagworten, dass man über die Metadaten und die Volltextsuche trotzdem alles wiederfindet. Die Ordnerstruktur ist nützlich, sollte aber so flach wie möglich gehalten werden. Man müss hier wirklich versuchen, soweit wie möglich von der Idee einer klassischen "Dateiablage" wegzukommen.

Ich werde bei Gelegenheit gern einmal unsere Ordnerstruktur als Beispiel posten.

Kann man zb bei Alfresco (werden dann mglweise die meisten nutzen!?) die Ordnerstruktur speichern und bei jungfräulicher Installation von extern einspielen?

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Viele Grüße
Steffen
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
13. Dezember 2016 12:46
Hallo Steffen,

da Du/wir ja mir ecoDMS arbeiten, hätte ich hierzu einen Vorschlag.

Wichtig ist meiner Meinung nach noch der Ordner. Sprich handelt es sich um Dokumente die den Lieferanten oder den Kunden betreffen. Diese Struktur wird von ecoDMS schon vorgegeben.

Eine Zuordnung, wäre über eine Dokumentenvorlage möglich, die dann das Dokument automatisch erkennt und in den richtigen Ordner legt. Hier ist die Zwischenablage der Scanorder auf dem Dateisystem, der wiederum von ecoDMS überwacht wird.

Ich denke, das auch andere DMS-System ähnlich arbeiten werden.

Ubuntu 16.04 LTS 64-Bit; 8GB RAM, Intel Core i5-2410M; 1TB HDU; Fakturama 1.6.9c, OpenOffice 5.1.4.2, ecoDMS 16.09 und ecoDMS Qualified Premium Reseller
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
13. Dezember 2016 13:11
Zitat
tomate61
Eine Zuordnung, wäre über eine Dokumentenvorlage möglich, die dann das Dokument automatisch erkennt und in den richtigen Ordner legt. Hier ist die Zwischenablage der Scanorder auf dem Dateisystem, der wiederum von ecoDMS überwacht wird.

Ich denke, das auch andere DMS-System ähnlich arbeiten werden.

Das entfällt durch die CMIS-Schnittstelle. Fakturama gibt dann dem PDF die Zuordnungsinfos digital mit, so dass sie nicht "neu ausgelesen" werden müssen.

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Viele Grüße
Steffen
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
13. Dezember 2016 16:52
Danke für Eure Mitarbeit, das hilft wirklich.

Steffen, an einer Ordnerstruktur bin ich stark interessiert. Ich arbeite in einem Betrieb, in dem vor ein paar Jahren Alfresco eingeführt wurde. Die damals ersonnene Struktur hat sich bewährt. Beachten muss man, dass Langzeitablagen am besten bestimmten Ordnern zugewiesen werden. Bei Alfresco kann man es so einrichten, dass z. B. der Ordner Verkauf/Rechnungen/2016/... eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erhält. Diese Zuweisung ist vererbbar, alle Unterordner oder Dokumente von 2016 haben damit dieselbe Frist.

Legt man nach Transaktion oder Kundennamen ab, muss man für alle Unterdokumente und -ordner die Fristen einzeln zuweisen, weil Lieferscheine anders als Rechnungen aufbewahrt werden müssen.

Verzichtet man auf Ordner und wirft alles in einen Topf, ist es zwar per Volltextsuche auffindbar, aber die Ablagefristen sind nur schwer zu bewältigen. Außerdem muss man einem Finanzamtprüfer Zugriff auf einzelne Dokumente erlauben. Wenn die schön in ihren Ordnern liegen, kann man ihn von allem anderen fernhalten. In diesem Buch dreht sich alles um die Langzeitablage (Record Management), allerdings nach den sehr strengen US-amerikanischen Richtlinien.

Metadaten anhand des Dokumenteninhaltes auslesen ist hier im Einsatz. Es war anfangs eine Notlösung und hat sich mittlerweile als schwer wartbar entpuppt. Daten per CMIS mitgeben ist viel sicherer. Kann man in fakturama konfigurierbar gestalten.

Ich bastle an einem Paket, mit dem man eine initiale Ordnerstruktur und eine Metadatenstruktur für Alfresco einspielen kann. Die Ordner kann man einfach umbenennen oder neue anlegen, die Metadaten sind jedoch schwieriger. Man kann sie erweitern, aber nicht mehr reduzieren. Diese Alfresco-Dinge sind aber unabhängig vom fakturama-CMIS. Man kann jedes andere CMIS-kompatible DMS zusammen mit fakturama2 verwenden.

LG, Alessandro
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
13. Dezember 2016 17:26
Zitat
boxer
Legt man nach Transaktion oder Kundennamen ab, muss man für alle Unterdokumente und -ordner die Fristen einzeln zuweisen, weil Lieferscheine anders als Rechnungen aufbewahrt werden müssen.

Im ecoDMS kann man einige Daten, zb die Aufbewahrungsfrist, an die Dokumentart hängen. Wenn ich also als Metadatum "Eingangsrechnung" klassifiziere, bleiben alle diese Dokumente mit dieser Dokumentart 10 Jahre ab Erfassung geschützt.

Den Fianzamtprüfer sehe ich nicht so kritisch. Er wird eine kleine Firma unserer Dimension sicher nicht zerlegen. Da hätten dann schon ganz andere kleinere Firmen stillgelegt werden müssen, denen ich in meinem Leben schon begegnet bin ;-) Allein der Fakt, bereits jetzt mit einem DMS zu arbeiten, spricht schon für dich. Und wenn dann noch eine schlüssig versionierte Verfahrensdoku dazukommt, dürfte nicht mehr viel schiefgehen.

Zitat
boxer
Ich bastle an einem Paket, mit dem man eine initiale Ordnerstruktur und eine Metadatenstruktur für Alfresco einspielen kann. Die Ordner kann man einfach umbenennen oder neue anlegen, die Metadaten sind jedoch schwieriger.

Das hatte mich interessiert, da neue Nutzer eines DMS gern eine Art "Out-of-the-box-Lösung" möchten, um schnell einsatzfähig zu sein.

Ansonsten unterstütze ich gern Bemühungen, Fakturama in ein sinnvolles IT-Umfeld einzubinden. Im Zuge der Digitalisierung (ersetzendes Scannen, GOBD, ...) wird wohl auf lange Sicht nur der Einsatz eines Rechnungsprogramms nicht mehr funktionieren.

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Viele Grüße
Steffen
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
14. Dezember 2016 17:30
Der CMIS-Standard 1.1 sieht keine Eigenschaft für die Aufbewahrungsfrist vor. Man kann einem Dokument/Ordner zwar Zugriffsregeln und andere Dinge als Policy zuweisen, das ist dann aber was herstellerspezifisches, nicht mehr der CMIS-Standard.

Die amerikanischen Archivierungsvorschriften (DoD 5015.02) gehen von einem Fileplan aus, den man für sein Unternehmen festlegt. In dem Fileplan wird festgelegt, welche Ordnerinhalte wie lange aufbewahrt werden und was im Falle des Aufbewahrungsendes damit zu geschehen hat. Es wird von einer Ordnerhierarchie ausgegangen. Solche Vorschriften gibt es für Deutschland nicht. Anzunehmen ist aber, dass sich das deutsche Finanzministerium an vorhandenen Standards orientiert hat als es seine Vorschriften erstellte.

Kurzum, bei den großen, erfahrenen DMS-Herstellern, die den CMIS-Standard mit erschaffen haben, wird von einer Struktur ausgegangen, welche die Archivpflichten nicht auf die einzelnen Dokumente verlagert. Vielleicht ändert sich das mal, wenn auch die vielen kleinen DMSe auf CMIS setzen werden.

Zitat
Miracolitag
Allein der Fakt, bereits jetzt mit einem DMS zu arbeiten, spricht schon für dich. Und wenn dann noch eine schlüssig versionierte Verfahrensdoku dazukommt, dürfte nicht mehr viel schiefgehen.

Es ist ein fortwährender Kampf mit den Mitarbeitern. Verfahrensdoku: hüstel.

OCR-Funktion beim Upload eines Dokumentes in Alfresco lässt sich per Opensource-Plugin integrieren. Habe es aber selbst noch nicht getestet. Kann man zur Not auch selber programmieren.

LG, Alessandro
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
19. Dezember 2016 13:21
Für mich und alle die sich Projektbezogen organisieren, wären Projekt-Nr, Projekt-Bezeichnung (min 64 zeichen), Unterprojekt-Nr und Unterprojek-Bezeichnung (min. 32 Zeichen) wichtige Metadaten.
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
19. Dezember 2016 13:53
In welchen Fakturama-Datenfeldern bringst Du diese Projektinfos unter? Denn nur von dort können sie über die Schnittstelle ins DMS mitgenommen werden.

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Viele Grüße
Steffen
Re: Metadaten für Dokumentenmanagement
19. Dezember 2016 20:18
Wenn man bereit ist, die Metadaten im DMS nach der Ablage noch von Hand zu ergänzen, lassen sich auch die exotischsten Metadaten realisieren. Bei den Eingangsdokumenten, die eingescannt werden, geht man ja auch diesen Weg.

Ein extra Datenmodell für Alfresco, das die Projektfelder mitbringt, ließe sich schon realisieren. Es ist aber auch kein Hexenwerk, das selbst in Alfresco anzulegen.

LG, Alessandro
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