GoBD/GDPdU

geschrieben von nicoletta 
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GoBD/GDPdU
03. August 2016 00:50
Hallo,

ich habe ein kleinen IT-Fachbetrieb der sich demnächst vergrößert. Fakturama setze ich nun schon zwei Jahre ein und möchte auch dabei bleiben.
Die Mehrplatbenutzung war ja schon im Gespräch und das stand auch ganz oben auf meiner Wunschliste.
Ich möchte kein separates Kassensystem einsetzen und hoffe das es evt. auch ein Kassenmodul geben wird, oder eine Schnittstelle für ein Kassensystem.

Nicht nur für eine Kasse gibt es für 2017 erhöhte Anforderungen, sondern auch für die Rechnungs Fakturierung.
Wird Fakturama eine Schnittstelle nach den Richtlinien GoBD/GDPdU haben. Dieses Jahr wird ja noch ein Auge von den Finanzamt-Prüfern zugedrückt. 2017 allerdings nicht mehr. Dann wird es empfindliche Strafzahlungen geben.

Viele Grüße
Nicole



1-mal bearbeitet. Zuletzt am 03.08.16 14:02.
Re: GoBD/GDPdU
03. August 2016 09:30
Hallo Nicole,
ich habe nicht vor, die Frage wirklich zu beantworten, würde mir aber eine offene Diskussion zu diesem Thema hier im Forum wünschen, um die Anforderungen der Nutzer den Programmierkapazitäten von Fakturama anzunähern.

Trotz einiger Bemühungen ist Ralf noch der einzige Programmierer für das Kernprogramm. Das liegt daran, dass tiefgreifende und spezifische Programmierkenntnisse erforderlich sind, die nicht alle Programmierer mitbringen/wollen. Darüber hinaus muss dann der Programmierer auch bereit sein, in seiner Freizeit für lau zu arbeiten. Insgesamt nicht die besten Voraussetzungen, das Team dahingehend erweitern zu können.

Deshalb war und bin ich auch bemüht, durch das "Andocken" von Peripheriesoftware (Beispiel) Fakturama mehr Funktionen zukommen zu lassen, die wir aus eigener Programmierleistung sonst nicht stemmen könnten. Das erst einmal als kurze Hintergrundbeleuchtung.

In unserem eigenen kleinen Unternehmen favorisiere ich klar das papierlose Büro, das eng mit den Forderungen der GOBD einhergeht. Bis jetzt gehe ich davon aus, dass es vllt. reicht, wenn alle Firmendokumente in einem revisionssicheren DMS drin sind und auch das Buchungs-/Jahresabschlussprogramm (machen wir selbst) revisionssicher ist. Da ich mich schon ca. ein halbes Jahr damit beschäftige, auch für mich interessant.

Von mir geplant ist es, das DMS "ecoDMS" an Fakturama anzukoppeln, da ich es für dieses Geld für eines der besten halten und es (für den privaten Gebrauch ;-) ) auch eine kostenlose Version gibt. Da sich in dieser Version aber der überwachte Ordner zum automatischen Einlesen der PDF-Dokumente nicht ändern lässt, muss Fakturama die Dokumente genau dorthin wegsichern können. Das ganze ist hier schon adressiert: FAK-515. Damit hätte man zumindest die von Fakturama erzeugten PDF-Dokumente prüfungssicher erfasst und hätte, für Eingangsrechnungen etc. auch eine Dokumentenverwaltung.

Für alle, denen GDPdU ("Vorläufer"-Richtlinie von GoBD) und GoBD noch nichts sagen, hier stellvertretend zwei interessante Youtube-Filme:
https://www.youtube.com/watch?v=0ttxc43Pl4Q
https://www.youtube.com/watch?v=ohkoLhuWsNg

Die im zweiten Film angesprochene Checkliste ist über 84 Seiten lang, frei downloadbar und eine (meiner Ansicht nach) gelungene Interpretation des BMF-Schreibens vom Nov. 2014, das doch noch ziemlich viele Fragen der praktischen Umsetzbarkeit offen lässt und auch die Basis für die ganzen Diskussionen um die GoBD bildet.

Ergänzung: Schnittstelle Fakturama - Kassensystem

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Viele Grüße
Steffen



1-mal bearbeitet. Zuletzt am 03.08.16 10:30.
Re: GoBD/GDPdU
03. August 2016 14:51
Vielen Dank Steffen für die Ausführlichkeit.
Mir ist sehr bewusst das Fakturama ein ambitioniertes "Hobby-Projekt" ist und ich weiß das sehr zu schätzen. Wenn ich die Skills hätte würde ich mich an der Programmierung beteiligen. So bleibt mir die dankbare Nutzung und das Einbringen von Wünschen und Ideen.

Nachdem ich die zwei Videos gesehen habe bin ich verwirrter als vorher. winking smiley

Die QRK-Kasse habe ich installiert und sie scheint auch annähernd GDPdU konform zu sein. Da bin ich mir noch nicht so sicher.
Die Schnittstelle zu Fakturama habe ich aber nicht verstanden. Wünschenswert wäre es ja wenn dann QRK auf die Artikel in Fakturama zugreifen könnte und den Bestand korrigiert.
Ob QRK Barcodescanner unterstützt habe ich noch nicht herausgefunden.

Mit DMS habe ich mich noch gar nicht befasst.

Viele Grüße
Nicole
Re: GoBD/GDPdU
03. August 2016 17:07
Hallo Nicole,
die Ideen und Wünsche sind ja auch wichtig für die Richtung des Programms. Ich weiß auch, dass sich Ralf mit der "Nichtänderbarkeit" von Rechnungen schon oft beschäftigt hat. Deshalb hoffe ich auch, dass sich dieser Thread in positiver Hinsicht noch ausweitet. Denn betroffen sind vielleicht mehr Nutzer, als das glauben. Ich hatte irgendwo mal gehört, dass wohl eigentlich alle (auch die bereits praktizierten) digitalen Prozesse unter den Inhalt des BMF-Schreibens fallen sollen. Ich muss zugeben, dass auch wir unseren (relevanten) E-Mail-Verkehr quasi gar nicht archivieren usw.

Zitat
Nicole
Nachdem ich die zwei Videos gesehen habe bin ich verwirrter als vorher.
Wir können gern versuchen, das Thema hier näher zu diskutieren. Dann finden wir vllt. auch die Position, die Fakturama idealerweise einnehmen sollte.

Zitat
Nicole
Die Schnittstelle zu Fakturama habe ich aber nicht verstanden
Eine echte gibt es auch nicht. Ähnlich wie bei der jesEÜR, wo das Übermittlungsmedium die ZUGFeRD-Rechnung ist, gibt es hier als Übertragungsmedium eine json-Datei. Die muss natürlich erstmal erzeugt werden. Das kann Fakturama (noch) nicht. Also war moped so freundlich und erzeugt diese json-Datei mit Hilfe eines PHP-Skriptes auf seinem Server unter Nutzung der Daten eines html-Formulars, das wiederum über die Paketdienstschnittstelle gefüllt wird. Kurzum, es entsteht eine json-Datei, die QRK über den überwachten Ordner einlesen kann.
Das ganze aber auch nur für den Fall, dass sich die in der QRK erfasste Zahlung auf eine Fakturama-Rechnung bezieht.

Ich habe gerade durch Zufall gesehen, dass Du schon im QRK-Forum bist? Chris, der QRK-Programmierer kann Dir dort bestimmt noch mehr sagen. Ich kenne die aktuellste Version auch noch nicht.

Das DMS finde ich fast schon genial. Auf jeden Fall einen Blick wert, da es die Dokumentenmanagementfunktion erfüllt, die ich mir früher für Fakturama gewünscht hätte. Inzwischen bin ich überzeugt, dass es sinnvoller ist, eine professionelle Lösung anzubinden, als zu versuchen, sie nachzuprogrammieren.

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Viele Grüße
Steffen
Re: GoBD/GDPdU
03. August 2016 17:21
Hallo Steffen,

da stimme ich Dir zu. Es muss das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden.
Schnittstellen sind schon was Feines winking smiley

Im QRK-Forum habe ich mich heute angemeldet und bin gerade freigeschaltet worden.

Rechnungen werden von Fakturama ja bereits als PDF erzeugt und eingehende Belege werden bei schon immer grundsätzlich gescannt bis auf die Barkasse.
Bisher ist das alles noch recht übersichtlich um das mit einem zusätzlichen Programm verwalten zu müssen.

Nun mag es aber sein das es ab nächstes Jahr gefordert ist.
Emails, so habe ich verstanden, müssen nicht gespeichert werden, sofern sie nur als "Umschlag" für ein Dokument dienen.

Ich möchte in drei bis vier Monaten einen Shop eröffnen und muss mich entscheiden ob ich weiterhin bei Fakturama bleiben kann, oder leider umsteigen müsste auf ein anderes System, was ich ungern möchte.

Viele Grüße
Nicole
Re: GoBD/GDPdU
15. August 2016 17:36
Hallo Steffen,

das mit ecoDMS kann ich nur befürworten. Zum einen, da ich ecoDMS selbst einsetze und vor allen, da ich auch Quailied Resseller für ecoDMS bin. Ich bim mir sicher, das sich daraus für beide Seiten etliche Vorteile ergeben.

Gruß Ulf

Ubuntu 16.04 LTS 64-Bit; 8GB RAM, Intel Core i5-2410M; 1TB HDU; Fakturama 1.6.9c, OpenOffice 5.1.4.2, ecoDMS 16.09 und ecoDMS Qualified Premium Reseller
Re: GoBD/GDPdU
15. August 2016 21:04
Hallo Ulf,
ich hatte schon die Hoffnung aufgegeben, dass dieser Thread fortgesetzt wird ;-)

Ein DMS anzubinden ist schon sehr sinnvoll, da
  1. Fakturama keine eigene Dokumentenverwaltung hat und oft auch die Eingangsrechnungen in engem Zusammenhang zu den Ausgangsrechnungen stehen
  2. das genannte DMS zur Multi-Plattform-Strategie von Fakturama passt
  3. es eine kostenloste Version davon gibt
  4. der Auftritt insgesamt überzeugt
  5. und: die GoBD damit eingehalten werden können!

Schau Dir bitte im Jira meinen Featurewunsch an und ergänze in jedem Fall einen Kommentar. Ich habe versucht, mit meiner Idee sowohl die kostenlose Version mit unveränderlichem Importordner des DMS (...../workdir/scaninput) abzudecken, als auch die lizensierte Version, bei der die Dokumente ruhig in Ordnern analog dem Fakturama-Arbeitsverzeichnis abgelegt werden können. Damit ist ggf. eine bessere Klassifizierung der Dokumente möglich (im ecoDMS nicht umgesetzt!).

Insgesamt erhöht es den Nutzwert von Fakturama, wenn sich die Software in eine IT-Umgebung einbinden lässt und keine Standalone-Lösung darstellt.

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Viele Grüße
Steffen
Re: GoBD/GDPdU
31. August 2016 15:13
Hallo Steffen,

um die Revisionskonformität sicherzustellen, reicht es nicht aus, einfach nur die PDF zu übergeben. Denn wer garantiert dir, das die Originaldatei nicht vor oder nach der Archivierung geändert worden ist?

1. Meiner Meinung nach ist der einige Weg die Originaldatei aus dem jeweiligen Office zu übergeben. Dort gibt es ein Plugin von ecoDMS, was zum einen die Datei selbst UND gleichzeitig ein PDF/A speichert. Über die Dokumentenhistorie ist dann sichergestellt, wer, wann und was am Dokument geändert hat. Zumal auch für die Änderung eine neue Version in ecoDMS angelegt wird.

2. Wenn Du den Weg über die Bereitstellung im Scanordner wählen solltest, kann man dort Vorlagen hinterlegen, wo die PDF dann automatisch in das Archiv übergeben wird. Und das ohne, das ein Anwender Hand anlegen muss.

3. Eine andere Möglichkeit wäre es ein Plug in zu erzeugen wie Du es von ecoDMS herunterladen kannst.

4. Weiterhin, hast Du auch die Möglichkeit Feldinhalte direkt mit dem Ausdruck mitzugeben (weiße Schrift auf weißem Grund).

Ich hoffe, Dir hilft das weiter. Bei Fragen, einfach melden.

Gruß Ulf

Ubuntu 16.04 LTS 64-Bit; 8GB RAM, Intel Core i5-2410M; 1TB HDU; Fakturama 1.6.9c, OpenOffice 5.1.4.2, ecoDMS 16.09 und ecoDMS Qualified Premium Reseller
Re: GoBD/GDPdU
31. August 2016 16:48
Hallo Ulf,
danke für die Infos. Wir (ich) nutzen ecoDMS auch gewerblich produktiv.

Ich fürchte aber, dass Deine Ausführungen auch noch nicht die absolute Wahrheit zum Thema GoBD sind, sofern es diese hinsichtlich des Interpretationsspielraums des BMF-Schreibens überhaupt gibt.

Die Revisionssicherheit ist allein systemisch nicht zu erreichen. Und das wissen die Prüfer auch ;-)
Deshalb verzichtet ecoDMS auch nach eigenen Aussagen auf teure Zertifikate und Gutachten, sondern verweist auf seiner Webseite auf die durchaus genauso wichtige Verfahrensdokumentation.
Wir sollten die Systeme steuern und nicht die Systeme uns! Beispiel dazu: Ich lade mir die digitalen Kontoauszüge meines Geschäftskontos herunter (die dann auch digital aufbewahrt werden sollten!), hübsche sie noch ein bisschen mit der Acrobat-Vollversion auf und dann ab ins DMS. Spätestens hier lässt sich systemisch nichts abfangen und das ist auch nicht nötig.

Ich denke, bei den GoBD geht es, wie auch zuvor schon bei den GdPdU, hauptächlich um Transparenz, Plausibilität und Nachvollziehbarkeit. Das ist wie bei der Bewerbung. Der schwarze Fleck im Lebenslauf ist kein Problem, wenn du ihn plausibel erklären kannst.

Und ein weiterer wichtiger Punkt ist mir in einer Fachdiskussion aufgefallen. Er betrifft die Zielgruppen von Fakturama und ecoDMS: Die Prüfer lassen immer Augenmaß walten und achten auf Zumutbarkeit. Soll heißen, der Handwerker, dessen Frau die Rechnungen mit Word schreibt, wird anders geprüft, als ein Mittelständler mit SAP.
An der Stelle muss man leider feststellen, dass zur Zeit gerade bei Systemanbietern bewusst oder unbewusst viel unnütze Panik verbreitet wird.

Noch zur technischen Lösung, wie ich sie mir vorstelle:
Deinen Weg 1) mag ich für Fakturama nicht sehr, da es mir zuviele Klicks sind und er die Automatik des Wegs 2) vermissen lässt. Eine Sicherstellung der Revision sehe ich in diesem Plugin auch nicht. Also eher der Weg für die Archivierung klassischer Geschäftsbriefe.

Variante 2) habe ich schon mal hier vorbereitet und mag ich sehr, da es ein kompletter "Dunkelprozess" ist und gar keinen Aufwand erzeugt: FAK-515
Leider lassen sich den verschiedenen Scaninput-Ordnern des ecoDMS nur Rollen und keine Klassifizierungsmerkmale zuweisen. Aber vielleicht kommt das noch ;-)

Variante 3) kostet uns zur Zeit ggf. zu viel Programmieraufwand.

Auf Variante 4) kommen wir im Bedarfsfall dankend zurück.

Ich freue mich auf die Weiterführung dieser Diskussion!

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Viele Grüße
Steffen
Re: GoBD/GDPdU
01. September 2016 09:40
Es ist wie im Leben. Das BMF lässt sich immer eine Hintertür auf. Da gebe ich Dir recht. Richtig ist auch, das, das eine Revisionssicherheit systemisch allein nicht zu erreichen ist, daher auch die Verfahrensdokumentation, die auch in der GoBD angesprochen ist.
Eine andere Sache, sich Zertifikate und Gutachten, dies sind zumeist sehr teure Marketingstrategien. Denn auch wenn Du ein Zertifikat hast, müsstest Du für jede kleinen Änderung an der Software ein neues Zertifikat machen. UND der Anwender muss genau den gleichen Ablauf haben wie beim "Test". Du kannst 1000 Zertifikate haben, verantwortlich und Haftbar ist allein der Steuerpflichtige.

Das mit den Kontoauszügen wird oft gemacht und nicht nur dort. Faktisch gesehen, kann du dann aber nicht mehr nachweisen, das es dem Original entspricht.

Zu 2) Da es sich ja in der Regel immer um die gleichen Dokumente handelt, können doch die einzelnen Klassifizierungsattribute direkt ausgelesen werden. Wofür denn noch weitere?

Aber egal, welchen Weg Du gehen wirst, eine Garantie gibt Dir niemand, es steht und fällt mit der Verfahrensokumentation.

Wenn Du weitere Fragen zu ecoDMS haben solltest, ich bin Premium Reseller.

Ubuntu 16.04 LTS 64-Bit; 8GB RAM, Intel Core i5-2410M; 1TB HDU; Fakturama 1.6.9c, OpenOffice 5.1.4.2, ecoDMS 16.09 und ecoDMS Qualified Premium Reseller
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